Oggi la partecipazione alle fiere e in particolare a quelle di settore come EXPOdetergo International 2022, nonostante la crisi, resta uno dei pilastri della comunicazione di marketing per un’azienda. Negli ultimi anni le fiere hanno subito una forte flessione per numero di espositori presenti, per due motivi: il primo legato alla crisi mondiale che ha cambiato radicalmente gli scenari economici, la pandemia, le guerre, portando le aziende a ridurre notevolmente i budget e le spese per manifestazioni fieristiche.

Il secondo motivo è più strutturale, legato all’innovazione e all’avvento di Internet che ha rivoluzionato il mondo dell’informazione in special modo quello aziendale. In particolare mentre anni addietro si aspettava la fiera per la presentazione delle ultime novità o innovazioni dalle aziende, facendo crescere l’attesa nei clienti e visitatori, oggi le anteprime molte volte si trovano immediatamente su i siti internet e sui social media.

I valori di una fiera
La fiera resta sempre un’occasione per incontrare i clienti, per stabilire relazioni dirette, trasmettere le giuste sensazioni non solo sui prodotti ma anche sull’azienda e la sua organizzazione. La partecipazione alle ?ere offre l’opportunità di presentare un quadro tangibile dell’azienda, rafforza l’immagine a livello internazionale e serve per riconoscere le nuove tendenze. Il forte aspetto “emotivo” di una visita in ?era lascia un ricordo positivo al cliente, e grazie a ciò aumenta la sua propensione all’acquisto.

I vantaggi da sfruttare durante una fiera
Il vantaggio della fiera sta nell’incontro fra produttori, fornitori, commercianti, clienti e stakeholder. Questa straordinaria concentrazione di domanda e offerta rappresenta l’opportunità ideale per:
• Penetrare in nuovi mercati
• Far conoscere l’azienda, la filosofia e i prodotti.
• Osservare ed esaminare la situazione di mercato
• Acquisire contatti fieristici
• Acquisire informazioni di mercato e sui competitor.

La pianificazione strategica di marketing
La pianificazione strategica di una fiera, oggi risulta il punto chiave, per ottimizzare il rapporto costo/benefici per gli espositori e ridurre il costo di contatto, cercando di migliorare il Roi (return on investment) della manifestazione fieristica. In questo articolo sveleremo alcuni segreti per pianificare una fiera di successo in modo low cost, con strumenti vincenti.

OTTIMIZZARE LA PRESENZA IN FIERA
Pianificazione Agenda. ll tempo è ridotto per tutti (clienti, espositori, visitatori, ecc.) durante la fiera quindi bisogna gestirlo al meglio pianificando attentamente le giornate e gli incontri. Per esempio definire in primissima mattinata in cui c’è meno affollamento gli incontri più importanti o definire con lo staff quali sono i prodotti o servizi su cui puntare o presentare prima.

Definizione degli obiettivi.
La presenza per essere profittevole a una fiera deve rispondere a determinati domande:
• Possiamo acquisire nuovi o potenziali clienti?
• Come gestire la relazione con i clienti già esistenti?
• Sono presenti i nostri principali concorrenti?
• Posso sviluppare la mia rete commerciale acquisendo nuovi lead?
• È un’opportunità per rafforzare l’immagine o presentare nuovi prodotti?

Simulazione
Di seguito a titolo di esempio una tabella personalizzabile con gli aspetti più importanti da monitorare in maniera predittiva o consuntiva a seconda dei casi.

Come calcolare il Roi di una fiera. Altro aspetto interessante da un punto di vista previsionale è rappresentato dall’opportunità di calcolare il Roi sulla base di dati statistici e di una semplice tabella. La cosa importante da sapere è il costo totale previsto per la partecipazione alla fiera compreso di tutte le spese (noleggio stand, allestimento, trasferte, vitto, alloggio ecc.), il valore medio potenziale di un cliente che viene in fiera, e il numero dei visitatori previsti o della passata edizione. Calcolando che solo il 2% mediamente dei visitatori ci lascia un contatto e calcolando che di quel 2%, il tasso di conversione in nuovo cliente è l’1%, con due semplici calcoli possiamo subito valutare il Roi e preparare al meglio la nostra presenza strategica.

Consigli per una presenza fieristica memorabile e low cost. Definire il tema è la prima attività da fare assieme alla scelta dei colori (meglio se limitato a 1 o 2), ai loghi aziendali ed elementi di disegno – che unisca i diversi “livelli” grafici. Inoltre, gli elementi grafici agiscono come promemoria per i partecipanti che già conoscono l’azienda e li spingono a visitare l’esposizione. Un allestimento fieristico “sostenibile” può essere conseguito progettando e realizzando lo stand con banner, parti grafiche, e componenti removibili e riutilizzabili in più fiere o in altri eventi o ambienti, in modo da allungare la vita alla comunicazione fieristica, risparmiare in termini di costi e di impatto ambientale.

Lo staff il punto di forza. Il personale all’interno dello stand incide sul successo della fiera oltre a rendere piacevole e soddisfacente la visita ai clienti. Quindi bisognerà avere un personale preparato adeguatamente, con un abbigliamento professionale, magari coordinato nei colori, che sappia parlare almeno l’inglese per accogliere i clienti e deve conoscere bene i propri prodotti per rispondere alle loro richieste.
Inoltre ad ogni componente dello staff nello stand bisognerà:
• spiegare gli obiettivi della Fiera
• definire quali sono i clienti target
• insegnare come illustrare sinteticamente i prodotti
• scrivere una brevissima nota dell’incontro.

Digitalizza. Al fine di rendere una fiera più efficiente e veloce risparmiando anche sui costi di trasporto e logistica o rischiare di dimenticare qualcosa puoi digitalizzare attraverso il QR-Code:
• Biglietto da visita (Qr Code – V-Card) permette di salvare direttamente nella rubrica tutti i vostri dati con un semplice click
• Catalogo prodotti (link a pdf nelle diverse lingue)
• Video Prodotti
• Company profile
• Contatti (sito web, e-mail, telefono, ecc…)
• Altri link utili.

Visual e colori
I colori: devono rappresentare la tua azienda tenendo conto dell’impatto emozionale. È consigliabile utilizzare colori fortemente contrastanti, interessanti ed invitanti. La presentazione grafica dello stand è importantissima. Gli elementi grafici hanno un ruolo chiave perché catturano l’attenzione del pubblico e comunicano chiaramente chi è l’azienda. La regola è sempre la stessa “Less is more” meno è meglio.
Identity aziendale: si tratta dei simboli o loghi che vanno posizionati in alto o in zone più visibili dello stand e con dimensioni grandi così da essere riconoscibili da lontano. Queste parti grafiche devono essere visibili dalla parte esterna dell’espositore, preferibilmente a diversi livelli di altezza, semplici da leggere, in grassetto e non disordinati.
Memorabilità: meglio scegliere un messaggio di massimo due o tre parole se una è il top, semplice e chiaro, scritto in grande. Ogni elemento grafico ha una sua funzione: potrebbe dirigere l’attenzione dei partecipanti verso l’espositore; potrebbe identificare l’azienda; potrebbe mettere in evidenza un nuovo prodotto o servizio. Gli elementi grafici diventano progressivamente più complessi nel momento in cui i visitatori si addentrano all’interno dello stand.


Foto ed elementi grafici relativi ai prodotti: meglio usare persone che paesaggi, utilizzando giochi di grafica per impressionare ma soprattutto immagini di grande dimensione es. meglio 1 pannello 140×200 che 2 pannelli 70×100. Per i prodotti utilizzare elementi grafici di dimensioni più ridotte, per cui soltanto una persona alla volta li può consultare. La posizione e la dimensione sono fondamentali di queste parti grafiche che possono risultare bloccate alla vista da altri elementi, come persone che passano davanti o attraverso l’espositore, o da parti informative.

Decori: impiegare fiori e piante per rendere l’ambiente accogliente, in ottica low cost, le piante possono essere riutilizzate in ufficio.
Funzionalità: dotarsi di aree per far sedere e intrattenere i rapporti con i clienti prevedendo l’utilizzo di bar & catering.
Gadget: fornirsi di gadget utili o da ricordare, penne, calamite, adesivi, antistress.
Materiale da ufficio: essere forniti di cancelleria, spillatrice, scheda visitatore e biglietti da visita in quantità.

VADEMECUM DELLA FIERA
Prima della Fiera ricordarsi
É importante ricordarsi:
• di avvisare in anticipo i clienti della presenza in fiera con un invito
• di organizzare gli appuntamenti attraverso l’agenda appuntamenti
• di aggiornare la lista dei buyer che parteciperanno alla manifestazione
• di fornire un welcome & information kit a tutti i clienti che entreranno nel tuo stand.
Durante la fiera
Compila la scheda cliente o scheda lead per:
• arricchire e aggiornare il tuo database cliente in essere
• raccogliere elementi utili ai fini della valutazione della tua offerta.
Dopo la fiera
L’affidabilità e la tempestività delle tue risposte ai clienti danno l’immagine della serietà dell’azienda. Entro massimo 3 giorni:
• Ringrazia via mail per la visita con foto dello stand per facilitare il ricordo
• Fissa un appuntamento telefonico
• Invia informazioni sui prodotti. •

di
Alessandro Martemucci,
Marketing Consultant
Officinae Marketing Management
Rivista Detergo, Numero 9, Settembre 2022

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