Anche il settore della lavanderia, lentamente sta uscendo da questo periodo pandemico, che ha visto stravolgere i piani, i programmi e le attività. In questa fase di ripresa e di gran lavoro, fortunatamente per tutto il settore, ognuno di noi ha in pista tante attività da sviluppare che possono sembrare tutte urgenti e importanti. Cosa succederebbe se avviassimo tutte queste attività assieme?
Ci sarebbe sicuramente un impegno notevole di risorse sia finanziarie che di tempo, ma i risultati potrebbero non essere quelli sperati, perché non riusciremmo a seguire tutte le attività allo stesso modo, perdendo di vista quelle più importanti e concentrandoci solo su quelle urgenti e quotidiane.
Dobbiamo ricordare anche una cosa importante, che a causa della crisi COVID le risorse delle aziende sono sempre più limitate e quindi vanno oculatamente investite e dirottate verso quello che crediamo diano maggior ritorno sugli investimenti o una lungimiranza del business.
La definizione degli obiettivi di business
Per organizzare i progetti e le attività aziendali in modo da aumentare l’efficacia e l’efficienza delle nostre azioni bisogna innanzitutto definire chiaramente gli obiettivi che vogliamo raggiungere. Gli obiettivi devono rispettare l’acronimo S.M.A.R.T. Specific (Specifico), Measurable (Misurabile), Achievable (Raggiungibile), Realistic (Realistico), Time-bound (Definito nel tempo).
Sfruttando il criterio SMART gli obiettivi strategici diventano chiari e raggiungibili e rappresentano il modo più efficace per costruire tappe intermedie e metriche concrete e misurabili. Anziché fissare un obiettivo generico come “aumentare i clienti Ho.Re.Ca.”, si potrebbe considerare un obiettivo più SMART come “aumentare del 4% le vendite di servizi di sanificazione di biancheria nel settore Ho.Re.Ca. nel primo trimestre, rispetto allo scorso anno”. Gli obiettivi SMART sono le singole fasi di una strategia ben ponderata orientata al raggiungimento di obiettivi più estesi.
Importante vs. Urgente
La cosa fondamentale da definire in anticipo, in modo oggettivo, è la differenza fra importante e urgente. Eisenhower diceva “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Se riusciamo a capire questa differenza avremo la capacità di ordinare le priorità, i progetti e le attività separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività, anche giornaliere, in base al loro grado di urgenza e/o importanza.
Bisogna fare attenzione al concetto di “importante” che molte volte risulta un concetto soggettivo, ma nel caso di obiettivi aziendali la soggettività si riduce, quello che può importante per un azienda può non esserlo per qualcun altra, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento. Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo e misurabile, dipendente unicamente dalla variabile tempo.
Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza. Uno strumento utile per avere ogni giorno la situazione sotto controllo, aggiornata e definire correttamente le priorità è la Matrice di Eisenhower, dove seguendo le regole possiamo collocare le attività, identificando eventuali sprechi e ottimizzando i tempi.
Possiamo quindi riassumere i quattro quadranti colorati, la matrice:
• Quadrante Verde = AGISCI: crisi – urgente e importante
• Quadrante Blu = PIANIFICA: importante ma non urgente
• Quadrante Giallo = DELEGA: attività urgente ma non importante
• Quadrante Rosso = ELIMINA: spreco – non importante e non urgente
Analizziamo ora i singoli quadranti in dettaglio
Nel quadrante rosso troviamo quelle attività o progetti che vanno affrontati al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza, programmi in scadenza o già scaduti). In questo quadrante ci devono essere pochissime attività o progetti, in quanto un quadrante pieno aumenta il rischio di errori, perdita di controllo della situazione, aumento dei costi e costringe a lavorare in costante affanno ed emergenza e sei guidato dalle emergenze.
Il quadrante Blu è quello legato alla pianificazione a medio/ lungo termine, e quindi alla visione del futuro dell’azienda, che prevede l’implementazione di azioni importanti ma non urgenti, con la definizione di nuove opportunità di business e strategie operative da mettere in pratica. Avere attività e idee in questo quadrante vuol dire avere una buona prospettiva futura. Avendo carattere strategico e a lungo termine, i progetti di questo quadrante possono essere affrontati senza la pressione dell’urgenza ma non vanno rimandati altrimenti poi rientreranno nel quadrante rosso.
Le attività urgenti ma non importanti nel quadrante giallo associato alla delega. Si tratta di attività e progetti ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da situazioni esterne, e quindi delegabili, qui troviamo riunioni superflue, attività a basso valore ecc. Questo quadrante deve risultare sempre vuoto altrimenti il tempo impiegato nel quadrante giallo non farà altro che sottrarre risorse ed energie all’azienda, verso attività più importanti.
Infine il quadrante rosso, comprende tutti i progetti e le attività da eliminare immediatamente, perché rappresentazione per l’azienda un puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, che non generano valore aggiunto ma solo perdite di
tempo. Una via di fuga per chi è oppresso da problemi che si ha paura di affrontare.
Quindi è necessario concentrarsi su attività che vanno nel quadrante azzurro di Pianificazione anche se l’obiettivo può sembrare lontano, permette all’azienda di arrivare preparata agli appuntamenti importanti. Mentre se ci concentriamo sui quadranti AGISCI
o ELIMINA stiamo correndo dietro le urgenze, sprecando in molti casi il nostro tempo, mettendo a rischio in alcuni casi la sopravvivenza stessa dell’impresa.
Come compilare la matrice di Eisenhower e come stabilire le priorità?
La prima cosa da fare è definire un elenco dettagliato dei progetti e delle attività, individuando nel modo più accurato possibile le scadenze e le risorse a tua disposizione.
Dopodiché basta seguire le 7 golden rule per stabilire le priorità ed il gioco è fatto!
1. Definire gli obiettivi
2. Definire i compiti
3. Elencarli in ordine di importanza
4. Ordinarli secondo il grado di urgenza
5. Stabilire la precedenza
6. Calcolare il tempo necessario per attività
7. Decidere quando iniziare (SUBITO!)
Buona programmazione! •
di MARKETING&CUSTOMER
Alessandro Martemucci,
Marketing Consultant
Officinae Marketing Management
